退職するときの伝え方のポイントとは？

転職する際には、現在の勤務先に退職する旨を伝えなければなりません。退職の伝え方によっては、職場に迷惑をかけてしまったり、希望日での退職を認めてもらえなかったりといったトラブルが生じる可能性もあります。では、円満に退職するためには、上司にどのように退職の意思を伝えれば良いのでしょうか。
そこで今回は、円満退職をするための退職の意思の伝え方についてご説明します。

円満退職のためには、まず退職時期を考えた転職活動を

円満に退職をするためには、まず転職活動を進める際に、現在の仕事の状況を考慮してスケジュールを調整することが大切です。転職活動をしているときには、気持ちは現職の会社よりも転職先の会社に向いてしまっているでしょう。しかし、退職時期については現職の状況も考えて検討することが大切です。

引継ぎ期間を考慮する

退職するときには後任者への引継ぎが必要になります。企業は退職者が出たら、後任を探すことから始めなければなりません。そのため、急に退職を伝えると現職側に迷惑をかけることになります。転職をする際には、就業規則も確認したうえで退職にかかる期間を考え、転職先の企業に入社可能時期を伝えるようにしましょう。

繁忙期の退職や人事異動後の退職は避ける

企業によっては、繫忙シーズンが決まっているところがあります。最も人出が必要な繁忙時期に退職すると同僚に迷惑をかけることになってしまいます。繁忙期の退職は避けましょう。
また、人事異動によって新たな部署に配属されたり、新たなポジションに配属されたばかりのタイミングでの退職も会社に迷惑をかけます。退職する場合には、会社の体制に影響を与えにくい人事異動前のタイミングで退職するようにしましょう。

上手な退職の伝え方の5つのポイント

転職先が決まったら、現職に退職の意思を伝えなければなりません。では、どのような点に注意すればスムーズに退職を伝えられるのでしょうか。円満退職するための上手な退職意思の伝え方をご紹介します。

退職を伝えるタイミングは、退職の1～3ヶ月前が基本

法律上では2週間前までに伝えれば会社を辞めることはできますが、仕事の引継ぎ等を考えると2週間での退職には無理があります。退職を伝える際には就業規則を確認し、業務の状況を考えたうえで退職希望日の1～3ヶ月前には伝えるようにしましょう。

退職の意思は直属の上司に口頭で伝える

退職の意思を伝える相手は、直属の上司です。直属の上司とは日ごろ業務の指示を出している人のことであり、直属の上司を飛び越えて先に上位役職者に報告することは避けましょう。
また、退職の意思は、メールではなく口頭で伝えます。なかなか上司と会えない場合は、退職の意思を伝えるためのアポイントはメールでとっても構いません。しかし、退職の意思は会ったときに直接、顔を見て話すようにしましょう。また、退職を伝える際には、周りに他の社員がいる状況で話をすることがないよう、一対一で話ができる環境で話をするようにしましょう。

はっきりと退職の意思を伝える

上司との関係が良ければ良いほど、退職したいとは伝えにくいケースがあります。しかし、次の仕事が決まっているにもかかわらず、退職しようかと思っているといった曖昧な伝え方をしてしまうと、退職の意思がしっかり伝わりません。上司が仕事の悩みの相談を持ち掛けられたのかと勘違いしてしまうこともあるでしょう。上司と話をする際には、はっきりと退職の意思を伝えることが大切です。

退職の時期は相談しながら決める

退職の意思を伝えるとともに、いつ頃退職をしたいのか、退職の時期についても上司に伝えなければなりません。しかし、一方的にこの日に辞めますと宣言してしまうと自己中心的な印象を与えてしまいます。転職先が決まっている場合は、新しい会社の入社予定日を伝えたうえで、退職日を相談しながら決めていきましょう。

退職理由を伝える際には感謝の言葉から始める

円満退職をするためには退職理由を伝える際に、まずはお世話になったことへの感謝の言葉を伝えましょう。会社に不満があって退職する場合も、退職理由には会社への不満を伝えるのではなく、自分自身の個人的な理由を伝えると禍根を残さずに退職しやすくなります。ただし、転職先が決まっている場合であっても、新しく働く会社の社名までを伝える必要はありません。

円満退職のために絶対やってはいけないこととは

スムーズに退職できなければ、気持ちよく転職先に入社することができません。円満退職するためには、次のような行為は絶対に避けるようにしましょう。

直属の上司ではなく、直接、上層部に退職を伝える

会社は組織で成り立っています。直属の上司に退職の意思を伝えず、その上の役職に就く人に先に退職の意思を伝えると、上司が部下をしっかり管理できていないという印象を上層部に与えてしまいます。また、直属の上司としても部下の退職希望を自分の上司から伝えられれば、決して良い気持ちはしないはずです。
退職の意思は必ず直属の上司に伝えるようにしましょう。

他の社員の前で退職意思を伝える

退職の意思を伝える際には「相談したいことがあるのですが、少しお時間をいただけますか？」と確認したうえで、会議室等に移動して話を始めます。業務時間中の忙しい時間や周りにたくさん人のいる時間は避け、業務時間終了後の人が少なくなったタイミングがベストでしょう。
周りに人がたくさんいる状態で退職を伝えると、他の社員に動揺を与えてしまうこともあります。退職の意思を伝える際には、必ず、周囲に人がいない状態で話を切り出すようにしましょう。

まとめ

転職活動を成功させるためには、現職を円満に退職することも大切です。退職の意思を伝えるときには、直属の上司に時間をもらい、直接会って、退職の意思を伝えるようにしましょう。円満に退職するためには繁忙期や人事異動のタイミングをずらし、退職までに1～3ヶ月程度の余裕をもって退職の意思を伝えることが大切です。

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