会社設立時メールアドレスの取得方法｜作り方のポイント＆注意点

会社設立時には多くの手続きが必要になりますが、メールアドレスの取得も忘れずに行っておきましょう。

事業をしていく上でメールアドレスは必須であり、フリーメールアドレスでは会社の信頼性に欠ける部分がありますのでおすすめできません。

法人用のメールアドレスを作るには、独自ドメインを取得するところから始まります。

法人用メールアドレスを作る手順やポイントとともに、注意点についてもお伝えしていきます。

法人メールアドレスの特徴

会社を設立したら、フリーメールアドレスではなく法人でメールアドレスを取得すべきです。

フリーメールアドレスとは無料で取得できるメールアドレスで、代表的なものではYahoo!やGoogleのメールアドレスが挙げられます。

「〇〇〇@yahoo.co.jp」「〇〇〇@gmail.com」というように、@以下にはサービス名が記されますので、どこのサービスを利用したものなのかが一目瞭然です。

法人メールアドレスを取得すると、@以下のドメイン名の部分を自由に設定できます。

「〇〇〇@aaa.co.jp」というように、aaaのサードレベルドメインという部分を自由な文字列で構成できます。

このように会社名やブランド名をドメインに含むメールアドレスを取得できます。

法人メールアドレスを取得すべき理由

フリーメールアドレスを選択するメリットもありますが、会社設立時には法人としてメールアドレスを取得しましょう。

法人メールアドレスを取得すべき理由としては、以下のような項目が挙げられます。

• 会社の信頼がアップするから
• 企業として統一感がでるから
• セキュリティに優れているから

会社の信頼がアップするから

フリーメールアドレスは無料で使用できますが、会社独自でドメインを取得しようとすると費用がかかります。

フリーメールアドレスを取得するには身元確認の必要がありませんので、極端な話かもしれませんが偽名での取得も可能です。

法人メールアドレスは管理費用を支払ってメールを運用しているので、一定の信頼に繋がります。

まだ実績のない会社や、新しい取引先とのやり取りは、メールアドレスが身元を確認する唯一の情報となります。

安心して取引を行ってもらうためにも、法人用のメールアドレスは必要なものであるといえるでしょう。

企業として統一感がでるから

法人メールアドレスを社員に提供すると、企業としての統一感を出せます。

社員はひとりひとつの法人メールアドレスを持つと帰属意識を感じやすくなり、会社の一員であるという実感を得やすくなります。

担当者が変更になったとしても、取引先の方に企業からのメールであると認識してもらいやすくなります。

セキュリティに優れているから

フリーメールは一般的にセキュリティが脆弱だといわれています。

法人として使用するのであれば、できるだけセキュリティに配慮されたものを選択するべきです。

フリーメールは突然サービスを停止されるリスクがないとも言えませんし、容量の上限があるというデメリットもあります。

セキュリティに厳しい企業ではフリーメールの受信すら許されないという場合もあります。

このようなセキュリティ意識が高い企業とビジネスをしていくのであれば、セキュリティへの配慮は必須です。

法人用メールアドレスの作成

法人用メールアドレスは、事業を行っていく上で長く使用できるものです。

会社設立時に早めに取得し、事業開始に間に合うように準備しておきましょう。

法人用メールアドレスを作成していくための手順について、お話します。

• 独自ドメインを取得する
• レンタルサーバーの導入
• メールアドレスの設定

独自ドメインを取得する

まずは独自ドメインを取得します。

ドメインとはインターネット上の住所のような役割をするもので、「〇〇〇.com」というように表記されます。

「〇〇〇」の部分は、企業名やブランド名などを入れて、覚えやすく親しみやすいものにするといいでしょう。

「.com」の部分はトップレベルドメインと呼ばれ、複数ある選択肢から選んで決定します。

トップレベルドメインには以下のような意味がありますので、理解した上で取得するようにしましょう。

例えば.co.jpだと、登記を行った会社のみが使用できるものなので信頼に繋がりやすいです。

トップレベルドメインの例	意味
.com	Companyの意味 商用活動全般
.jp	日本国内向け
.info	インターネット関連向け
.biz	インターネット関連企業向け
.org	非営利組織向け
.co.jp	日本国内の法人向け

レンタルサーバーの導入

ドメインを取得しただけではメールアドレスが使用できませんので、レンタルサーバーを契約します。

独自ドメインと紐づいたレンタルサーバーを選べば、設定が比較的楽に行えます。

自社でメールサーバーを構築するという選択肢もありますが、専門的なスキルや知識が必要となります。

レンタルサーバーはカスタマイズできる範囲は限定されますが、初期コストを抑えながらスムーズに導入できるのでおすすめです。

独自ドメインとレンタルサーバーを紐づけるための、ネームサーバー設定も忘れずに行っておきましょう。

メールアドレスの設定

メールアドレスの@以前の文字列を決めていきます。

レンタルサーバーでは複数のメールアドレスを作成できますので、部署単位でメールアドレスを作成しておくといいでしょう。

レンタルサーバーによってメールアドレスの作成方法が異なりますので、マニュアルを確認しながら進めていきましょう。

用途別に作成する会社用メールアドレス

メールアドレスの@以前の文字列は、どのように決めていけばスムーズでしょうか。

会社設立時に、以下のような会社用メールアドレスが作れるよう参考になさってください。

• 代表メールアドレス
• 業務用メールアドレス
• 社員個人用メールアドレス

代表メールアドレス

代表メールアドレスとは、会社が社外の法人や個人と
連絡を取る際に使用するためのメールアドレスです。

新規顧客からの問い合わせ対応など、会社の顔になるメールアドレスといっても過言ではありません。

よく利用されるのは「info@」や「company＠」というような文字列で、誰が見ても法人のメールアドレスだとわかりやすくされています。

公式サイトや製品情報に記載する、公式サイトに記載するなど、幅広いお客様との窓口になるメールアドレスです。

業務用メールアドレス

目的や用途で業務用メールアドレスを工夫しておくと、管理が楽になります。

以下のようなメールアドレスの例がありますので、ご紹介します。

用途	メールアドレス例
お客様対応	support@
営業	sales@
採用	recruit@
お知らせ	news@
宣伝	marketing@
自動応答	noreply@

社員個人用メールアドレス

社員が各々社外の取引先と連絡を取り合う場合は、社員の個人用メールアドレスが必要になります。

社員の氏名からメールアドレスを作成する会社が多く、例えば佐藤太郎さんであれば「taro.s@」「sato-taro@」「taro.sato@」というような文字列になります。

どのようなルールで社員個人用のメールアドレスを作るのかを決めておくと、将来的に社員が増えた時にも
スムーズに管理をしていけます。

法人用メールアドレスの注意点

法人用メールアドレスを取得し、維持していく時の注意点があります。

メールアドレスを取得したら終わりではなく、管理をして維持していかなければいけませんので、以下のような点を覚えておきましょう。

• コストがかかる
• セキュリティ対策が必要

コストがかかる

法人用のメールアドレスは取得する際に、ドメイン代やメールサーバーの契約のためのコストがかかります。

これらは毎年かかるものであり、維持をしていくためのランニングコストとなりますので留意しておきましょう。

ドメインは1,000円程度から取得できるものがある一方、1万円程度かかるものもあり、更新には毎年数千円程度が必要となります。

メールサーバーも同様に更新費用がかかりますので、
契約時には更新費用も確認しておくようにしましょう。

セキュリティ対策が必要

メールはインターネットを通じてやり取りされるため、不正アクセスやサイバー攻撃などのセキュリティ対策を講じておかなければいけません。

自社でセキュリティ対策を講じる場合は、必ずセキュリティ対策を行っておきましょう。

メールサーバーを契約する場合は、メールサーバーのオプション機能を活用してみましょう。

オプションには迷惑メールをブロックする機能や誤送信を防止する機能があります。

メールサーバーを選ぶ段階で、どのようなセキュリティ対策が可能かという点も比較しておくといいでしょう。

会社設立時のメールアドレス取得に関するよくある質問

会社設立時には、法人用のメールアドレスを取得するのがおすすめです。

しかし実際にメールアドレス取得のために行動してみると、疑問がでてきます。

法人用のメールアドレスを取得する際によくある質問をまとめました。

• ドメイン名がすでに使われていたら？
• Gmailを法人用のメールアドレスにしてもいい？
• 会社設立後にメールアドレスを変更するには？
• 会社設立時はいつまでにメールアドレスを準備すべき？
• 会社設立の報告をSNSでしてもいい？

ドメイン名がすでに使われていたら？

会社名でドメインを取得したいと考えていても、すでにドメインが使われている場合はあります。

全く同じドメインに絶対的にこだわりたいのであれば、契約者が解約するのを待つという方法がありますが、現実的ではありません。

一般的な対処法としては、末尾を変更する、ハイフンやドットを入れる、数字を混ぜるといった方法があります。

ドメインを取得する前には、いくつか候補を出しておくと安心です。

長く使うドメインですので、妥協しすぎず、納得できるドメインを探していきましょう。

Gmailを法人用のメールアドレスにしてもいい？

Gmailを法人用のメールアドレスにしてはいけないというわけではありませんので、リスクを理解した上で使用するのは構いません。

ただしフリーメールはお伝えした通り、セキュリティやビジネスの信頼性という意味でおすすめできません。

Gmailをビジネスで使用するのであれば、最新のセキュリティソフトやパスワードの設定など、できる範囲でセキュリティに配慮していきましょう。

会社設立後にメールアドレスを変更するには？

会社を設立してしばらくしてからメールアドレスを変更させたい場合は、新旧のメールアドレスを記載したお知らせメールを送ります。

必ず確認してもらいたい内容なので、【重要】や【お知らせ】というように目立つように工夫してメールを送信します。

法人のメールアドレス変更は可能ではありますが、関係者や取引先に迷惑をかける可能性があります。

会社設立時によく考えてメールアドレスを設定しましょう。

会社設立時はいつまでにメールアドレスを準備すべき？

法人としてメールアドレスが必要になるのは、会社設立の挨拶メールです。

一般的に会社設立の挨拶メールは、開業の1ヶ月前～遅くとも2週間前には行いたいものです。

この段階で法人用のメールアドレスが準備されているのが、望ましいです。

ホームページを準備する関係で早めにドメインを取得するようであれば、メールアドレスの設定も行っておくと準備に余裕がでるでしょう。

会社設立の報告をSNSでしてもいい？

会社設立のお知らせは、一般的にSNS・メール・手紙の順でカジュアルな印象を与えます。

目上の人や取引先に会社設立をお知らせする際には、メールよりも手紙が望ましいです。

手紙が間に合わない場合は、先にメールでお知らせをする場合があります。

SNSでの報告は親しい友人やフォロワー向けであると、心得ておくといいでしょう。

会社設立の報告をする時期までに、余裕をもって法人用メールアドレスを準備してください。

会社設立時にはメールアドレスを準備しよう

事業を行う上でメールアドレスは必要不可欠です。

ホームページからの問い合わせ、お客様窓口など、会社の顔ともなり得るのがメールアドレスです。

法人のメールアドレスは、一度作成して使用し始めたら、あまり変更しない方が良いです。

会社設立時には、長く使えるメールアドレスを用意できるようにしましょう。

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