請求書がない？！資料を紛失したまま税務調査に対応する方法とは？

「取っておいたはずの請求書がない」「請求書を紛失してしまった」など、保管しておかなければならない請求書や領収書を紛失してしまった場合、税務調査時に指摘されたらどのように対応したらよいのでしょうか。
ここでは、請求書や領収書を紛失した場合の対処法や、請求書や資料を紛失したまま税務調査に対応する際の方法について解説しています。
請求書などの資料を捨ててしまい、どうしたらよいか不安を抱えている方は税理士法人松本までお気軽にご相談ください。

請求書や領収書がない場合の対処法

支払いをしたのに、その時の請求書が見つからない！といった場合は、以下のような対処法をお勧めします。

取引先へ再発行を依頼する

請求書や領収書について、取引先へ再発行を依頼できるようであれば、再発行してもらうとよいでしょう。再発行を依頼しなくてもよいように、原本だけでなく、メールによるデータ添付なども利用することをお勧めします。メールに添付されたデータであれば、メール自体を削除してしまわない限り、印刷して保管することも可能です。
ただし、スーパーやコンビニなどのレシートを紛失した場合には、再発行は難しいでしょう。

取引と支払いが確認できる書類を揃えておく

請求書の再発行が依頼できないケースや、そもそも請求書を取らずに支払いをしていた場合には、請求書に代わる書類が残っていないかを確認してみましょう。
請求書の代わりとして使うためには、書類に以下の内容が記載されている必要があります。
・取引先名
・取引日
・名目
・金額

上記内容が確認できる書類であれば「業務完了確認書」「支払依頼書」など、請求書の名称でなくても、請求書類とすることが可能です。
また、請求書と領収書のいずれかを紛失しても、どちらかが残っている場合には、証拠書類としてどちらか一方だけでも問題とならないケースもあります。

支払い明細を作成する

銀行の入出金明細だけでも支払いの事実を証明することはできますが、厳密に「この取引に対しての支払いである」という証明には弱い場合があるため、請求書や領収書が再発行できない場合には、併せて支払い明細も作成しておくとよいでしょう。
銀行の入出金履歴などと共に、支払い日と支払い名目などをリストにまとめた明細を作成し保管することで、より信頼性を高められます。

申告後に請求書や領収書を紛失したことが発覚した場合

請求書や領収書を紛失していることが申告後に発覚した場合には、どのように対処するべきなのでしょうか。

ごく一部であれば再発行や代替書類で対応できる

申告した経費の中のごく一部が紛失しているのであれば、上記で挙げた再発行や支払い明細などを作成することで対応できる場合があります。
ただし、金額が大きい、支払ったことのない取引先である、名目が不明など、不審な点が多ければ、たとえ1枚でも税務調査で問題視される可能性は高まってしまいます。
その辺りの見極めが自身で判断できない場合は、税理士などへ相談してみるとよいでしょう。

請求書や領収書を紛失したまま税務調査に対応する方法

請求書や領収書を紛失したまま税務調査を受けることになった場合は、以下のように対応しましょう。

できるだけ書類を揃える

紛失している書類については再発行できないか、できない場合は明細を作成できるか、請求書に代わる書類がないかなど、できる限り書類を揃えるように努めましょう。それ以外の書類についても月別や科目別に見やすく整理し、ファイリングして管理するなど、税務調査がスムーズに進むようにしましょう。書類を紛失した場合に限らず、税務調査や調査官へ協力する姿勢は大切です。

修正申告をする

経費計上した後に書類が見つからない場合、税務調査前に修正申告を行えば、追徴課税を軽くすることができます。大量に請求書を紛失していて、多額の経費を雑損失などへ振り替えるといった帳簿操作をすると、脱税や所得隠しなど悪質性を疑われる可能性もあるため、慎重に過去のデータをチェックする必要があります。

不安な場合は税理士へ相談を

修正申告する場合も税務調査に対応する場合も、税務や法律に関する知識が深くないと、どう対応するのが適切であるのか判断がつかないことが多いでしょう。
税務調査や日頃の帳簿、書類管理について不安や悩みを抱えているなら、税務調査対応などに強い税理士へ相談してみるのも1つの方法です。
税理士には守秘義務があるため、細かいところまで相談しても、外部に漏れる心配はありません。
書類の準備方法や必要である書類の揃え方、管理方法や紛失した場合の対処法まで、ケースに応じてアドバイスをもらうこともできます。
安心して日々の営業に専念するためにも、初回の無料相談などを利用して、信頼できる税理士事務所を見つけておくとよいでしょう。
修正申告が必要な場合でも、税理士へ依頼した方が安心です。適正な申告に加えて、節税の観点からも、より良い対処法を教えてもらうことが可能です。

まとめ

請求書や領収書を紛失した場合は、再発行を依頼できる場合は再発行してもらうのがもっとも安心な方法となります。再発行が難しい場合は、代わりとなる書類を揃える、または入出金履歴に対応する支払い明細を作成するなどして、整合性が確認できるような状態にしておくことが大切です。
大量の請求書や領収書を紛失してしまった場合には、経費計上を諦めて、既に申告した内容について修正申告した方が、ペナルティが軽減される場合もあります。
書類を紛失したまま税務調査を受けることとなった場合、できるだけ書類を揃えるように努め、修正申告が必要と判断される場合は、修正することとなるでしょう。
修正申告の判断がつかない場合や、書類の揃え方がわからない場合、税務調査での対処法がわからない場合には、税理士事務所へ相談してみましょう。